في بعض الأحيان، لا تكون عملية الشراء نفقة واحدة فعلًا، بل مجموعة من البنود المختلفة التي يجب تتبّع كل منها على حدة.
يساعدك تقسيم النفقة إلى بنود تفصيلية على:
ربط كل بند بالحساب المحاسبي الصحيح
توزيع التكاليف على مشاريع مختلفة (خصوصًا في قطاع المقاولات والإنشاءات)
الحفاظ على تقارير نظيفة، دقيقة، وسهلة المراجعة
لماذا يُعد تقسيم النفقة إلى بنود تفصيلية مهمًا؟ (أمثلة واقعية)
1) توزيع محاسبي دقيق (دليل الحسابات)
قد تحتوي فاتورة واحدة على أنواع مختلفة من الإنفاق، ويجب تسجيل كل نوع في حسابه الصحيح.
مثال: فاتورة واحدة تشمل:
إسمنت وحديد ← مواد إنشائية
استئجار معدات ← إيجار معدات
خدمات هندسية ← خدمات مهنية
كيف تساعد البنود التفصيلية؟
يتم تسجيل كل تكلفة في مكانها الصحيح
تعكس قائمة الأرباح والخسائر التوزيع الحقيقي للإنفاق
تتجنب التصنيف الخاطئ والتقارير غير الدقيقة
2) تتبّع التكاليف حسب المشروع (فرق الإنشاءات)
تحتاج فرق الإنشاءات والمقاولات إلى تتبّع التكاليف لكل مشروع على حدة لقياس الربحية والحفاظ على السيطرة.
مثال: عملية شراء واحدة تشمل:
طوب وإسمنت لمشروع X
مواد كهربائية لمشروع Y
كيف تساعد البنود التفصيلية؟
يمكن ربط كل بند بالمشروع الصحيح
تبقى تكاليف المشاريع دقيقة وأسهل في التدقيق
تتجنب تحميل جميع التكاليف على مشروع واحد بالخطأ
بدون البنود التفصيلية، يصبح تتبّع المشاريع غير موثوق، وتزداد احتمالية الخلافات بين الفرق.
بيمو يمكنه تقسيم الإيصال تلقائيًا 🤖🧾
عند إرفاق إيصال، يستخدم بيمو الذكاء الاصطناعي لتقسيم النفقة تلقائيًا إلى بنود تفصيلية، دون الحاجة للإدخال اليدوي.
الفائدة:
توفير الوقت أثناء مراجعة النفقات
فصل تكلفة البنود والرسوم الإضافية
تسريع ودقة التصنيف والتصدير المحاسبي
قبل أن تبدأ: متى يمكنك تقسيم النفقة؟
يمكنك تقسيم النفقة فقط إذا توفرت الشروط التالية:
النوع: عملية شراء
حالة التصدير: لم يتم تصديرها بعد
الحالة: قيد المراجعة أو مكتملة
بعد تصدير النفقة، لا يمكن تعديل البنود التفصيلية.
خطوات تقسيم النفقة إلى بنود تفصيلية
الخطوة 1: فتح النفقة
انتقل إلى المعاملات في تبويب تصدير المحاسبة، وافتح عملية الشراء التي ترغب في تقسيمها.
الخطوة 2: الضغط على «تقسيم البنود»
من عرض النفقة، اضغط على تقسيم البنود.
سيتم استبدال العرض الافتراضي بخيار جديد باسم البنود التفصيلية.
الخطوة 3: مراجعة البنود التفصيلية
في حال وجود إيصال مرفق ✅
سيقوم بيمو تلقائيًا باستخراج البنود من الإيصال وإنشائها لك.
كل ما عليك:
مراجعة أوصاف البنود والمبالغ
التحقق من الفئات والتفاصيل المحاسبية
تعديل أي عنصر غير صحيح
إذا لم يساوِ مجموع البنود التفصيلية إجمالي النفقة، سيضيف بيمو بندًا باسم بنود أخرى بالمبلغ المتبقي.
في حال عدم وجود إيصال (أو الإيصال غير واضح) ✍️
يمكنك تقسيم النفقة يدويًا:
يبدأ بيمو ببند واحد باسم بنود أخرى يغطي كامل المبلغ
أضف البنود الفعلية واحدًا تلو الآخر
سيتم تقليص بند بنود أخرى تلقائيًا حتى يصل إلى صفر (ثم يختفي)
بهذا يظل الإجمالي متوازنًا ودقيقًا دائمًا.
بعد التقسيم، يمكنك مراجعة البنود بسرعة من تبويب تصدير المحاسبة عبر توسيع المعاملة.
كيف يتم تعبئة البنود التفصيلية تلقائيًا؟
عند توفر بيانات من الإيصال:
الوصف: اسم البند من الإيصال
الكمية: الكمية المذكورة
قيمة البند: سعر الوحدة
الإجمالي: قيمة البند × الكمية
التفاصيل المحاسبية: منسوخة من النفقة الأساسية
سيتم تمييز كل بند كالتالي:
جاهز عند اكتمال البيانات المطلوبة
غير جاهز إذا كانت هناك بيانات ناقصة
الحفاظ على توازن الإجمالي
يتحقق بيمو دائمًا من أن مجموع البنود يساوي إجمالي النفقة:
إذا كان المجموع أقل → يتم إنشاء بنود أخرى بالمبلغ المتبقي
إذا كان المجموع أعلى → غير مسموح (لا يمكن تجاوز إجمالي النفقة)
ما الذي يبقى على النفقة وما الذي ينتقل إلى البنود؟
يبقى على النفقة الأساسية:
الإيصالات
اسم التاجر
تاريخ النفقة
الميزانية
تفاصيل المعاملة المشتركة
يُحفظ داخل كل بند تفصيلي:
الوصف
الكمية
سعر الوحدة
الإجمالي
التفاصيل المحاسبية
قواعد مهمة يجب تذكرها
✅ تطابق الإجمالي
مجموع البنود يجب أن يساوي إجمالي النفقة
أي فرق يتم إدراجه كبند «بنود أخرى»
✅ الكمية إلزامية
يجب إدخال كمية لكل بند
✅ العملة ثابتة
جميع البنود تستخدم عملة المعاملة الأصلية
✅ الجاهزية تعتمد على البنود
لا يمكن تصدير النفقة حتى تكتمل جميع البيانات المحاسبية لكل بند