إلى أن تُرسَل دفعة الفاتورة، يمكنك تغيير تاريخها أو إلغاؤها أو إعادة الفاتورة للمراجعة. الإلغاء والإعادة إجراءان مختلفان، لذا اختر الإجراء الذي يناسب المشكلة.
قبل أن تبدأ
من: AP Clerk أو مُعتمِد أوامر الدفع (POA)، كما هو موضح أدناه.
أين: تطبيق الويب أو تطبيق الهاتف المحمول.
الإلغاء أم الإعادة؟
الإلغاء: عندما تكون الفاتورة صحيحة لكن لا ينبغي دفعها بهذه الطريقة أو الآن. تبقى الفاتورة موافقًا عليها وتعود إلى بانتظار الدفع (To pay).
الإعادة: عندما يكون في الفاتورة خطأ. تعود إلى قيد المراجعة (To review) مع إشارة إلى أنها أُعيدت، وتحتاج إلى الموافقة من جديد.
تغيير تاريخ الدفع
AP Clerk: قبل أن يعتمد مُعتمِد أوامر الدفع الدفعة، غيّر تاريخ الإرسال في الفاتورة. يتم تحديث التاريخ مباشرةً.
مُعتمِد أوامر الدفع: غيّر تاريخ دفعة، أو ادفعها الآن، مع إجراء التحقق. في الفاتورة، بجانب تاريخ الإرسال (Send date)، اختر تغيير (Change)، ثم اختر أرسل الآن (Send now) أو جدولة لوقت لاحق (Schedule for later) واختر حفظ (Save).
إلغاء دفعة
AP Clerk: يمكنه إلغاء دفعة بانتظار الاعتماد، أو دفعة مجدولة.
مُعتمِد أوامر الدفع: يمكنه إلغاء أي دفعة لم تُرسَل بعد، مع إجراء التحقق.
إعادة فاتورة للمراجعة
من الشريط الجانبي، اختر المزيد ← الفواتير (More → Bills) (أو التحويلات (Transfers) لدفعة بانتظار الاعتماد)، وافتح الفاتورة أو الدفعة واختر إعادة للمراجعة (Send back to review). استخدم هذا الإجراء قبل إرسال الدفعة.
ماذا يحدث بعد ذلك
يتلقى الأشخاص المعنيون إشعارًا، ويُسجَّل التغيير في الأنشطة (Audit trail) الخاصة بالفاتورة.