قبل تصدير النفقات من بيمو إلى نظامك المحاسبي، راجعها في صفحة التصديرات المحاسبية (Accounting export): تحقّق من تعبئة الحقول المحاسبية المطلوبة، وأكمل أي نقص، وحدّد النفقات كجاهزة. وتتم المراجعة بالطريقة نفسها أيًّا كان النظام الذي تصدّر إليه، على سبيل المثال QuickBooks أو Xero أو Zoho Books أو Wafeq أو Odoo.
تحتوي صفحة التصديرات المحاسبية على علامة تبويب لكل نوع من السجلات، على سبيل المثال المعاملات المالية (Transactions) وحركات المحفظة (Wallet movements) وطلبات التعويض (Reimbursements) والفواتير (Bills) (وتظهر باسم فواتير الشراء (Invoices) إذا لم تكن شركتك تستخدم دفع الفواتير (Bill Pay)).
يمكنك تعيين حقل محاسبي لعدة نفقات دفعة واحدة، أو فتح نفقة واحدة ومراجعتها بكامل تفاصيلها. يتوفّر التعديل الجماعي في علامات التبويب المعاملات المالية وطلبات التعويض والفواتير. ولا يمكن تعديل حركات المحفظة بشكل جماعي؛ عدّل تلك الصفوف صفًا تلو الآخر.
قبل البدء
على الويب فقط.
يجب أن يكون دورك المسؤول الأعلى (Super Admin) أو مدير (Admin) أو محاسب داخلي (Internal accountant) أو محاسب خارجي (External accountant).
يجب أن يكتمل إعدادك المحاسبي قبل أن تسمح لك صفحة التصديرات المحاسبية بتعديل الحقول. إذا ظهرت في الصفحة رسالة يجب إكمال الإعداد المحاسبي أولًا (You need to complete the accounting setup first)، فأكمل الإعداد أولًا. توفّر صفحة التصديرات المحاسبية جولات إرشادية ضمن كيف يعمل (How it works) (تظهر في بعض الصفحات كأيقونة ?) ودليل الإعداد (Set up guide) وجولة الإعداد (Set up tour): تشرح جولة الإعداد المحاسبي (Accounting set up) الخطوات، وتوضّح نظرة عامة (Get an overview) طريقة عمل التصديرات المحاسبية في بيمو، وتتناول تصدير النفقات (Exporting expenses) عملية التصدير نفسها.
حالات النفقات
يعرض عمود حالة التصدير (Export status) وضع كل نفقة:
حقول محاسبية غير مكتملة (Missing accounting fields): هناك حقل تشترطه شركتك للتصدير فارغ، على سبيل المثال الحساب (Account). تُميَّز الحقول المطلوبة بعلامة * في عناوين الأعمدة.
جاهز للمراجعة (Ready for review): جميع الحقول المطلوبة مُعبّأة. راجع النفقة، ثم حدّدها كجاهزة.
جاهزة للتصدير (Ready for export): النفقة محددة كجاهزة وستُضمَّن في عملية التصدير التالية.
لا يمكن تحديد معاملة البطاقة التي لا تزال بانتظار التسوية كجاهزة حتى يتم تأكيد مبلغ الفوترة الخاص بها.
تطبيق الحقول المحاسبية على عدة صفوف
اختر التصديرات المحاسبية من الشريط الجانبي.
افتح علامة التبويب المعاملات المالية أو طلبات التعويض أو الفواتير.
حدّد الصفوف التي تريد تعديلها. يظهر شريط يعرض عدد الصفوف التي اخترتها، على سبيل المثال تم تحديد معاملتين (2 Transactions selected).
اختر تحرير (Edit).
افتح الحقل الذي تريد تعيينه واختر قيمة. استخدم البحث عن ... (Search for ...) في القائمة المنسدلة للعثور على قيمة في قائمة طويلة.
اختر حفظ (Save). تُطبَّق القيمة على كل الصفوف المحددة ويُلغى التحديد.
يؤدي الحفظ إلى استبدال أي قيمة موجودة بالفعل في ذلك الحقل في الصفوف المحددة. وقد يطلب منك بيمو التأكيد أولًا: اختر نعم، استبدال (Yes, overwrite) للمتابعة أو لا، إلغاء (No, cancel) للإبقاء على القيم الحالية.
لإلغاء التحديد دون تغيير أي شيء، اختر إلغاء تحديد الكل (Deselect all).
مراجعة نفقة بشكل فردي
اختر نفقة لفتح لوحة تفاصيلها. تعرض اللوحة تفاصيل المعاملة، مثل نوع المعاملة وحامل البطاقة وحالة المعاملة، مع علامتي التبويب التعليقات (Comments) وسجل التدقيق (Audit trail). وضمن الحقول المحاسبية (Accounting fields) يمكنك التحقق من دليل الحسابات (Chart of accounts) والموردين (Vendors) ورموز ضريبة القيمة المضافة (VAT Codes) وملاحظات (Memo) وأي حقول أخرى تستخدمها شركتك، وتغييرها. استخدم الأسهم أعلى اللوحة للانتقال إلى النفقة السابقة أو التالية دون إغلاقها.
استخدام Pemo Copilot
بعد تفعيل Pemo Copilot، يملأ تفاصيل دليل الحسابات والمورد نيابةً عنك، متعلّمًا من إدخالاتك السابقة. راجع الاقتراحات أو عدّلها قبل تحديد النفقات كجاهزة. إذا لم تفعّل Copilot أثناء الإعداد، فانتقل إلى التصديرات المحاسبية ← الإعدادات (Settings) ← المحاسبة المدعومة بالذكاء الاصطناعي (AI powered accounting) وشغّل خيار تفعيل Pemo Copilot (Activate Pemo Copilot).
تحديد الصفوف المختارة كجاهزة
مع بقاء الصفوف محددة، اختر تحديد كجاهزة (Mark as ready) في شريط التحديد. ولتحديد صف واحد، اختر علامة الصح في عمود جاهزة (Ready) الخاص به.
تبقى الصفوف التي لا يمكن تحديدها كجاهزة دون تغيير، على سبيل المثال معاملة البطاقة التي لا تزال بانتظار التسوية، ويوضّح التلميح الظاهر على الزر السبب. وبعد أن تصبح الصفوف جاهزة، يمكنك تصديرها كالمعتاد.
إزالة صفوف من قائمة التصدير
اختر الصفوف التي لا تريدها في عملية التصدير هذه.
افتح القائمة بجانب تحديد كجاهزة في شريط التحديد واختر إزالة من قائمة التصدير (Remove from export list)، ثم تأكيد (Confirm).
للعثور عليها لاحقًا، اختر العرض في قائمة المُصدَّرة (Show in Exported List) في صفحة التصديرات المحاسبية.
تُستبعد الصفوف المُزالة من التصدير المحاسبي، ولا تُحذف.