متابِع الإيصالات

«متابِع الإيصالات» (Receipt Chaser) ميزة تعمل تلقائيًا ضمن «وكيل الالتقاط» (Capture Agent) من Pemo. تُذكّر الميزة حاملي البطاقات بإرفاق الإيصالات الناقصة وتصحيح المصروفات المخالفة للسياسة بأنفسهم، حتى لا يضطر فريق المالية إلى إرسال أي تذكير بعد الآن.
​

مطاردة الإيصالات من أكثر المهام تكرارًا في نهاية الشهر. ويتكفّل «متابِع الإيصالات» بها نيابة عن فريقك. فهو يرسل التذكيرات تلقائيًا، ويُنبّه حاملي البطاقات قبل تجميد أي بطاقة، فتبقى السجلات مكتملة دون متابعة يدوية من أحد.
​

يُذكّر «متابِع الإيصالات» حاملي البطاقات عبر نوعين من الإشعارات.

الأول إشعار أسبوعي مجدوَل، يصل إلى حاملي البطاقات الذين لديهم إيصالات ناقصة أو مصروفات مخالفة للسياسة، ويحثّهم على تصحيح الوضع.
​

والثاني تنبيه قبل الحظر. فحين تكون البطاقة معرّضة للتجميد بموجب سياسة التقديم، يُنبّه «متابِع الإيصالات» حاملها أولًا، حتى لا يكون الحظر، الذي يتولّاه «مسؤول الامتثال»، مفاجئًا.
​

وتعمل الميزة باستقلالية، فتُرسَل هذه التذكيرات تلقائيًا دون أي جهد من فريق المالية.
​

يعمل «متابِع الإيصالات» جنبًا إلى جنب مع سياسة التقديم والمتطلبات التي ضبطتها للإيصالات والحقول. وبمجرد توفّرها، تُرسَل التذكيرات تلقائيًا.
​

[Pemo to confirm: هل لـ«متابِع الإيصالات» مفتاح تفعيل خاص، وهل يمكن تغيير جدول التذكير الأسبوعي]
​

يتلقّى حاملو البطاقات تذكيرًا أسبوعيًا يوضّح ما تبقّى عليهم، مثل إيصال ناقص أو مصروف مخالف للسياسة. وإذا اقتربت البطاقة من التجميد، يتلقّون أيضًا تنبيهًا قبل الحظر. ولا يرسل فريق المالية أيًّا من ذلك يدويًا.
​

يعرض «عدد التذكيرات المُرسَلة» كم تذكيرًا تلقائيًا وصل إلى حاملي البطاقات. ويجمع بين الإشعارات الأسبوعية المجدوَلة للمصروفات المخالفة والتنبيهات التي تُرسَل قبل تجميد البطاقة. وكما هو الحال في كل مقاييس Pemo AI agents، يشمل آخر 30 يومًا على مستوى المؤسسة.
​

وقبل إرسال أي تذكير، ستظهر لك هذه العبارة بدل الرقم: «سنُذكّر فريقك بالإيصالات الناقصة والمصروفات المخالفة للسياسة، حتى لا تضطر إلى المطالبة.»
​

وعلى مستوى «وكيل الالتقاط»، ستظهر لك أيضًا «المستندات المُعالَجة»، وهي إجمالي المستندات الواردة عبر كل قنوات الالتقاط: الرفع المباشر، وWhatsApp، وصندوق المستندات.
​

كم مرة تُرسَل التذكيرات؟
أسبوعيًا للإيصالات الناقصة والمصروفات المخالفة للسياسة، إضافةً إلى تنبيه كلما اقتربت بطاقة من التجميد. [Pemo to confirm: هل يمكن تغيير الجدول الأسبوعي]
​

من يتلقّى التذكيرات؟
حامل البطاقة المسؤول عن الإيصال أو المصروف، وليس فريق المالية.
​

ما الفرق بينه وبين «مسؤول الامتثال»؟
«متابِع الإيصالات» يرسل التذكيرات والتنبيه. أما «مسؤول الامتثال» فهو الذي يحظر البطاقة ويرفع الحظر عنها فعليًا. وهما يعملان معًا: التنبيه أولًا، ثم الحظر.
​

عبر أي قنوات تُرسَل التذكيرات؟[Pemo to confirm: قنوات الإشعار، مثل داخل التطبيق أو الإشعارات الفورية أو البريد الإلكتروني]
​

ما الفترة التي يغطّيها المقياس؟
آخر 30 يومًا، على مستوى مؤسستك بالكامل.