عندما يفتقد تصديرك المحاسبي إلى تفاصيل مهمة، يتحمّل فريق المالية النتيجة.ينتهي الأمر بملاحقة الفريق للحصول على معلومات إضافية، وتصحيح قيود محاسبية غير دقيقة، وتعديل الملفات يدويًا.
إضافة حقول مخصّصة (مثل: الموقع، المشروع، العميل) يحل هذه المشكلة.تنتقل هذه الحقول مع كل معاملة، وتظهر تلقائيًا في ملفات التصدير.
لماذا هذا مهم؟
الحقول الإضافية في التصدير تساعدك على:
تقليل المراسلات المتكررة مع الموظفين والموافقين.
تسريع إقفال الشهر عبر تصدير ملفات “جاهزة للترحيل”.
تحسين الدقة من خلال ربط السياق بكل نفقة.
توحيد التقارير عبر الفرق، المواقع، والكيانات المختلفة.
خطوة بخطوة: إضافة حقل جديد إلى التصدير
1) افتح الإعدادات
انتقل إلى الإعدادات من القائمة الرئيسية.
2) ابحث عن الحقول المتقدمة
افتح قسم الحقول المتقدمة (أو الحقول المخصّصة).
3) أنشئ حقلًا جديدًا
اضغط على إنشاء حقل.
4) سمِّ الحقل
أدخل اسمًا واضحًا يسهل فهمه في ملفات المحاسبة.
مثال: الموقع
5) اختر نوع الحقل
اختر النوع بناءً على طريقة إدخال المستخدمين للبيانات:
حقل نصي
مناسب عندما تريد السماح بالإدخال الحر.
مثال: “مكتب دبي”، “المستودع 3”، “عن بُعد”.
اختيار واحد
مناسب عندما تريد خيارات محددة ومنظمة.
مثال: “دبي”، “أبوظبي”، “الرياض”.
إذا اخترت اختيار واحد، يمكنك إضافة الخيارات:
يدويًا،
أوعبر تنزيل ورفع ملف CSV.
سيحتوي قالب CSV على عمودين فقط:
(الرمز)
(الاسم)
طريقة تعبئة الملف:
رقم
اسم الخيار لهذا الحقل
6) اجعل الحقل مطلوبًا للتصدير (إذا لزم الأمر)
فعّل خيار مطلوب للتصدير.
هذا يضمن تعبئة الحقل وإدراجه في كل عملية تصدير.
نصائح لتصدير نظيف ومنظم
استخدم اختيار واحد للحقول التي تعتمد عليها في التقارير الشهرية.
حافظ على أسماء قصيرة ومتسقة (تجنّب مثلًا: “موقع المكتب” و“الموقع”).
أضف وصفًا توضيحيًا للحقل لتجنب التخمين عند الإدخال.
مشكلات شائعة
الحقل لا يظهر في التصدير
تأكد من:
إنشائه ضمن الحقول المتقدمة
تفعيل خيار مطلوب للتصدير
المستخدمون يُدخلون قيَمًا غير منظمة: حوّل نوع الحقل من نصي إلى اختيار واحد وحدّد الخيارات مسبقًا لضمان الاتساق.