إدارة النفقات بشكل فعّال تعني سجلات مالية أوضح وعمليات أسهل للتعويضات. في بيمو، نساعدك على تتبع كل أنواع النفقات سواء تمت عبر بطاقة بيمو أو بوسائل أخرى (طلبات التعويض). لكن ما الفرق بينهما؟
ما هي نفقات البطاقات؟
هي النفقات التي تتم باستخدام بطاقة بيمو (رقمية أو بلاستيكة).
تُسجل هذه العمليات تلقائيًا في حسابك على بيمو، ما يجعل تتبعها سهلاً وسريعًا.
المزايا الأساسية:
✅ تتبع لحظي: تظهر العمليات فورًا في لوحة التحكم.
✅ بدون تعويضات: الشركة تدفع مباشرة، والموظف لا ينتظر استرداد المبلغ.
✅ تحكم وأمان: تحديد حدود إنفاق والموافقة على العمليات مسبقًا.
✅ رفع الإيصالات بسهولة: إرفاق الإيصال مباشرة مع العملية.
مثال: يقوم أحد أعضاء الفريق بحجز رحلة عمل باستخدام بطاقة بيمو. تُسجَّل المعاملة المالية تلقائيًا، وكل ما عليه هو إرفاق الإيصال في بيمو — دون الحاجة إلى طلب التعويض.
ما هي طلبات التعويض (المصروفات من الجيب)؟
هي النفقات التي يدفعها الموظف من أمواله الخاصة ثم يطلب استردادها عبر بيمو.
الاعتبارات الأساسية:
📌 إدخال يدوي: يجب إدخال التفاصيل وإرفاق الإيصال.
📌 موافقة مطلوبة: يجب على الأدمن الموافقة قبل التعويض.
📌 وقت تعويض: الشركة تُعيد المبلغ لاحقًا، لكن الموظف يتحمل التكلفة مؤقتًا.
📌 الالتزام بالسياسة: تُقبل فقط النفقات التي تتماشى مع سياسة الشركة.
مثال: يستقل أحد أعضاء الفريق سيارة أجرة للذهاب إلى اجتماع مع عميل ويدفع من ماله الخاص. يقوم بإدخال النفقة في بيمو عبر تحميل الإيصال، وبعد الحصول على الموافقة، يتم استرداد المبلغ له.
أين تظهر هذه النفقات؟
نفقات البطاقات : تظهر تلقائيًا في تبويب نففات البطاقة.
طلبات التعويض: تظهر بعد إدخالها يدويًا من قبل الموظف.
مقارنة سريعة 👇
الميزة | نفقات البطاقات | طلبات التعويض |
طريقة الدفع | بطاقة بيمو | أموال شخصية |
التتبع | تلقائي | إدخال يدوي |
موافقة مطلوبة؟ | لا (موافق عليها مسبقًا) | نعم |
رفع الإيصال | مطلوب للامتثال | مطلوب للتعويض |
التعويض | غير مطلوب | مطلوب |
كيف يبسط بيمو كلا النوعين؟
✔ تتبع موحّد: كل النفقات (سواء بالبطاقة أو من الجيب) في مكان واحد.
✔ موافقات سريعة: مراجعة واعتماد النفقات بنقرات قليلة.
✔ التزام بالسياسات: كل العمليات تحت رقابة الشركة.
نصحية من بيمو : لتقليل النفقات من الجيب، وزّع بطاقات بيمو على أعضاء الفريق لضبط النفقات بشكل أفضل.