مطارد الإيصالات

مطارد الإيصالات (Receipt Chaser) ميزة ضمن وكيل الالتقاط (Capture Agent) في بيمو. يذكّر حاملي البطاقات بإرفاق الإيصالات الناقصة.

يرسل إشعارات مجدولة تلقائيًا، وينبّه حاملي البطاقات قبل تجميد البطاقة.

يذكّر مطارد الإيصالات حاملي البطاقات من خلال نوعين من الإشعارات.

الأول إشعار أسبوعي مجدول. يصل إلى حاملي البطاقات الذين لديهم إيصالات ناقصة أو نفقات مخالفة للسياسة، ويحثّهم على تصحيح الوضع.

والثاني تحذير قبل الحظر. يرسله مطارد الإيصالات عندما تكون البطاقة معرّضة للتجميد بسبب سياسة إدخال النفقات.

يتلقى حامل البطاقة التحذير قبل أن يجمّد ضابط الامتثال (Compliance Officer) البطاقة، لذلك لا يكون الحظر مفاجئًا أبدًا.

يمكن للمديرين أيضًا إرسال التذكيرات بأنفسهم. في تطبيق الويب في بيمو، اختر نفقات البطاقة (Card expenses) من الشريط الجانبي، وافتح علامة التبويب معلومات ناقصة (Missing info)، ثم اختر إرسال تذكير (Send reminder) لتذكير جميع حاملي البطاقات الذين لديهم إيصالات ناقصة دفعة واحدة. أما في تطبيق بيمو للجوال، فترسل التذكيرات لكل نفقة على حدة.

يعمل مطارد الإيصالات جنبًا إلى جنب مع سياسة إدخال النفقات والمتطلبات التي حددتها للإيصالات والحقول.

بعد وضعها، تُرسل الإشعارات الأسبوعية المجدولة والتحذيرات السابقة للحظر تلقائيًا.

يتلقى حاملو البطاقات تذكيرًا أسبوعيًا بما لا يزال مطلوبًا منهم، سواء كان إيصالًا ناقصًا أو نفقة مخالفة للسياسة.

وإذا اقتربت بطاقة من التجميد، يتلقون أيضًا تحذيرًا قبل الحظر.

يعرض مؤشر التذكيرات المرسلة (Reminders sent) عدد التذكيرات التلقائية التي أُرسلت إلى حاملي البطاقات.

ويجمع الإشعارات الأسبوعية المجدولة عن النفقات المخالفة للسياسة والتحذيرات التي تُرسل قبل تجميد البطاقة. وكما هو الحال مع كل مؤشرات وكلاء بيمو، يغطي آخر 30 يومًا على مستوى المؤسسة.

قبل إرسال أي تذكير، سترى هذه العبارة بدلًا من الرقم:

"سنذكّر فريقك بالإيصالات الناقصة والنفقات المخالفة للسياسة، حتى لا تضطر إلى الملاحقة أبدًا."

وعلى مستوى وكيل الالتقاط، سترى أيضًا مؤشر المستندات المعالَجة (Documents processed)، وهو إجمالي عدد المستندات الواردة عبر كل قنوات الالتقاط: التحميل المباشر، وWhatsApp، وصندوق الإيصالات الواردة.

كم مرة تُرسل التذكيرات؟

أسبوعيًا للإيصالات الناقصة والنفقات المخالفة للسياسة، إضافة إلى تحذير كلما كانت بطاقة على وشك التجميد.

من يتلقى التذكيرات؟

حامل البطاقة المسؤول عن الإيصال أو النفقة، وليس فريق المالية لديك.

ما الفرق بينه وبين ضابط الامتثال؟

يرسل مطارد الإيصالات التذكيرات والتحذيرات، بينما يحظر ضابط الامتثال البطاقة ويرفع الحظر عنها.

ويعملان معًا: يأتي التحذير أولًا، ثم الحظر.

ما الفترة الزمنية التي يغطيها المؤشر؟

آخر 30 يومًا، على مستوى مؤسستك بالكامل.