ضابط الامتثال (Compliance Officer) ميزة ذاتية التشغيل ضمن وكيل التحكم (Control Agent) في بيمو. تحافظ على اكتمال سجلات البطاقات من خلال تطبيق سياسة إدخال النفقات على معاملات البطاقات المرتبطة بها، دون أن يضطر فريق المالية لديك إلى ملاحقة أحد.
عندما تفتقر معاملة إلى إيصال أو حقل مطلوب، تحظر الميزة البطاقة تلقائيًا. ويُرفع الحظر عن البطاقة عندما يضيف حامل البطاقة ما ينقصها.
كيف تعمل
يعمل ضابط الامتثال وفق سياسة إدخال النفقات التي تحددها. وتحدد سياستك ما يجعل المعاملة مطابقة، مثل إرفاق إيصال أو تعبئة حقل مطلوب.
بعد وضع السياسة، تتحقق الميزة من مطابقة معاملات البطاقات المرتبطة بها. وإذا أصبحت معاملة غير مطابقة، تنتقل بطاقة حاملها تلقائيًا إلى حالة الحظر.
عندما يضيف حامل البطاقة الإيصال أو الحقل الناقص، يُرفع الحظر عن البطاقة تلقائيًا، دون الحاجة إلى تدخل أي شخص من فريق المالية.
يعمل ضابط الامتثال دون تدخل بشري. ويتلقى حاملو البطاقات تحذيرًا من مطارد الإيصالات (Receipt Chaser) قبل أي حظر بسبب الامتثال، لذلك لا يكون هذا الحظر مفاجئًا أبدًا.
الإعداد
حدّد سياسة إدخال النفقات. في تطبيق الويب في بيمو، اختر المزيد (More) ← سياسات إدخال النفقات (Submission policies) من الشريط الجانبي. حدّد الإيصالات والحقول التي يجب أن تتضمنها المعاملة لتُعدّ مطابقة.
فعّل ضابط الامتثال.
بعد ذلك يعمل التطبيق تلقائيًا.
ما يراه فريقك
يتلقى حامل البطاقة الذي لم يقدّم إيصالًا أو حقلًا مطلوبًا تحذيرًا أولًا. وإذا بقيت المعاملة غير مطابقة، تُحظر بطاقته.
يُرفع الحظر تلقائيًا بمجرد أن يضيف ما ينقص. ولا يحتاج المديرون إلى رفع الحظر عن البطاقات يدويًا.
المؤشر الذي ستراه
يعرض مؤشر بطاقات غير متوافقة محظورة (Non-compliant cards blocked) عدد البطاقات التي نقلتها سياسة إدخال النفقات إلى حالة الحظر لأنها أصبحت غير مطابقة.
وكما هو الحال مع كل مؤشرات وكلاء بيمو، يغطي هذا المؤشر آخر 30 يومًا، ويُقاس على مستوى المؤسسة وليس لكل مستخدم.
قبل حظر أي بطاقة، سترى هذه العبارة بدلًا من الرقم:
"حدّد سياسة لإدخال النفقات، وستُحظر تلقائيًا أي بطاقة تفتقر إلى إيصال إلى أن تُصحَّح."
ويصف رقمان مرتبطان وضع الامتثال لديك بشكل أشمل:
نسبة البطاقات المطابقة (Compliant card %) هي نسبة البطاقات النشطة المطابقة من إجمالي البطاقات النشطة.
نسبة المعاملات المطابقة (Compliant transaction %) هي نسبة المعاملات المرفق بها إيصال من إجمالي المعاملات.
الأسئلة الشائعة
هل تبقى البطاقة محظورة؟ لا. الحظر مؤقت. يُرفع الحظر عن البطاقة تلقائيًا بمجرد أن يضيف حامل البطاقة الإيصال أو الحقل الناقص.
هل أحتاج إلى رفع الحظر عن البطاقات بنفسي؟ لا. الحظر ورفعه يتمّان تلقائيًا.
هل ستُحظر البطاقة دون تحذير؟ لا. يتلقى حاملو البطاقات تحذيرًا قبل أي حظر بسبب الامتثال، يرسله مطارد الإيصالات.
ما الذي يجعل المعاملة غير مطابقة؟ غياب إيصال مطلوب أو حقل مطلوب، وفقًا لسياسة إدخال النفقات التي تحددها.
على أي البطاقات تنطبق؟ لا تغطي سياسة إدخال النفقات إلا البطاقات المرتبطة بها. أما البطاقات غير المرتبطة بأي سياسة فتخضع لـ "سياسة نفقات البطاقات الافتراضية" (Default card expenses policy).
ما الفترة الزمنية التي يغطيها المؤشر؟ آخر 30 يومًا، على مستوى مؤسستك بالكامل.