سياسات إدخال النفقات (Submission policies) هي قواعد يجب أن يتبعها المنفقون عند تقديم أي نفقة. ويمكن أن تحدد القواعد ما إذا كانت النفقة تتطلب إيصالًا، وما إذا كان يجب إكمال ملاحظة أو أي حقل آخر.
تقلّل سياسات إدخال النفقات الوقت الذي تقضيه الفرق المالية في جمع المعلومات اللازمة لتصنيف النفقات وتصديرها إلى النظام المحاسبي.
يتحقق بيمو من النفقات وفق سياساتك. يتلقى المنفقون تذكيرات لإكمال ما تتطلبه السياسة، وتُميَّز النفقات غير المكتملة بعلامة. وتظل النفقات المميزة بعلامة تظهر في صفحة التصدير.
مع سياسات إدخال النفقات يمكنك:
تحديد المعلومات التي يجب على المنفقين تقديمها لإكمال تقديم النفقة. على سبيل المثال، اشتراط الإيصالات للنفقات التي تتجاوز AED 100 وملاحظة لجميع النفقات.
تعيين سياسة افتراضية تُطبَّق على كل بطاقة غير مرتبطة بسياسة مخصصة، وعلى طلبات التعويض.
إنشاء سياسات مخصصة لبطاقات بيمو تتجاوز السياسة الافتراضية، ما يتيح مرونة في تطبيق القواعد. على سبيل المثال، أنشئ سياسة مخصصة لبطاقات الإنفاق على الإعلانات تتطلب حقولًا محاسبية إضافية.
متى تستخدم سياسات إدخال النفقات؟
استخدم سياسات إدخال النفقات إذا كانت شركتك تواجه صعوبة في جمع الإيصالات أو الملاحظات أو غيرها من التفاصيل المحاسبية.
بعد أي عملية شراء ببطاقة بيمو، يتلقى حاملو البطاقات تذكيرات لإكمال تقديم نفقاتهم.
أما في طلبات التعويض، فيجب على المنفقين تقديم المعلومات المطلوبة قبل إرسال نفقاتهم.
متى تنشئ سياسة إدخال نفقات مخصصة؟
فكّر في إنشاء سياسات مخصصة عندما تحتاج إلى قواعد مختلفة لبطاقات بيمو المختلفة. على سبيل المثال:
سياسة بطاقة السفر: فرض قواعد مثل اشتراط الإيصالات ومعلومات ضريبة القيمة المضافة للبطاقات المستخدمة في نفقات السفر.
سياسة بطاقة الإعلانات الرقمية: اشتراط ملاحظة للمعاملات التي تتم ببطاقات الإعلانات الرقمية.
إدارة السياسات
تتوفر سياسات إدخال النفقات في باقتي متميز (Premium) والمؤسسة (Enterprise). يمكن للمسؤول الأعلى (Super Admin) أو المدير (Admin) أو المحاسب الداخلي أو الخارجي (Internal or External accountant) اختيار المزيد ← سياسات إدخال النفقات (More → Submission policies) من الشريط الجانبي، وتعديل السياسات وربط البطاقات بسياسة مخصصة.