قد تتضمّن عملية شراء واحدة أحيانًا عدة تكاليف ينبغي تتبّعها بشكل منفصل.
يتيح لك تقسيم النفقة إلى بنود ربط كل تكلفة بالحساب المحاسبي الصحيح، وتوزيع التكاليف على المشاريع، والحفاظ على دقة التقارير.
قبل تقسيم النفقة
يجب أن يكون دورك المسؤول الأعلى (Super Admin) أو مدير (Admin) أو محاسب داخلي (Internal accountant) أو محاسب خارجي (External accountant). على الويب فقط.
لا يمكنك تقسيم النفقة إلا إذا استوفت جميع الشروط التالية:
النوع (Type): الشراء (Purchase)
حالة التصدير (Export status): لم تُصدَّر بعد (Not exported yet)
الحالة (Status): قيد الانتظار (Pending) أو مكتملة (Completed)
بعد تصدير النفقة، لا يمكنك تعديل بنودها.
تقسيم النفقة إلى بنود
اختر التصديرات المحاسبية (Accounting export) من الشريط الجانبي، وافتح علامة التبويب المعاملات المالية (Transactions) واختر عملية الشراء التي تريد تقسيمها.
ضمن الحقول المحاسبية (Accounting fields)، اختر تقسيم النفقة (Split expense). تُستبدل طريقة عرض النفقة المعتادة بـ البنود (Line items).
راجع الأوصاف والمبالغ والفئات والتفاصيل المحاسبية، وعدّل أي شيء غير صحيح.
إذا كان مجموع البنود أقل من المبلغ الكامل للنفقة، يضيف بيمو بندًا باسم بنود أخرى (Other items) للمبلغ المتبقي.
بعد تقسيم النفقة، وسّع المعاملة في التصديرات المحاسبية ← المعاملات المالية لمراجعة بنودها.
إذا لم يتضمّن الإيصال قائمة واضحة بالأصناف
لا يستطيع بيمو إنشاء بنود من إيصال لا يحتوي على قائمة أصناف واضحة، لكن لا يزال بإمكانك تقسيم النفقة يدويًا.
يبدأ بيمو ببند واحد باسم بنود أخرى يحتوي على المبلغ الكامل للنفقة. أضف بندًا لكل جزء من عملية الشراء. ومع إضافة البنود، ينخفض مبلغ بنود أخرى تلقائيًا، ويختفي عندما يصل إلى صفر، مما يحافظ على توازن الإجمالي.
كيف يعمل التقسيم التلقائي للإيصالات
عند إرفاق إيصال، يستخدم بيمو الذكاء الاصطناعي لتقسيم النفقة إلى بنود، مع فصل التكاليف مثل أجرة الرحلة ورسومها الإضافية.
يستخدم بيمو اسم الصنف والكمية وسعر الوحدة والإجمالي الظاهرة في الإيصال. وإذا لم يكن سعر الوحدة موجودًا، يحسبه بيمو من الإجمالي والكمية. وتُنسخ التفاصيل المحاسبية من النفقة الرئيسية.
يُميَّز كل بند بحالة جاهزة (Ready) عند اكتمال تفاصيله المطلوبة، أو غير جاهز (Not ready) عند نقص أي معلومات.
حافظ على توازن إجمالي البنود
يجب أن يساوي مجموع البنود مبلغ النفقة الأصلي. وإذا كان المجموع أقل، يظهر المبلغ المتبقي ضمن بنود أخرى. ولا يمكن أن يتجاوز المجموع إجمالي النفقة الأصلي.
يجب أن تكون لكل بند كمية. والمبلغ الإجمالي للبند هو مبلغ الصنف مضروبًا في كميته، وتستخدم جميع البنود عملة المعاملة.
لا يمكن تحديد النفقة الرئيسية كجاهزة أو تصديرها حتى تكتمل الحقول المحاسبية المطلوبة في كل بند.
ما الذي يبقى في النفقة الرئيسية؟
تبقى تفاصيل المعاملة المشتركة في النفقة الرئيسية: الإيصالات، واسم التاجر، وتاريخ النفقة، والميزانية، وغيرها من معلومات المعاملة.
يحتوي كل بند على وصفه وكميته ومبلغ الوحدة والمبلغ الإجمالي وتفاصيله المحاسبية الخاصة، ويمكنك مراجعتها وتعديلها داخل البند. وتُنسخ التفاصيل المحاسبية من النفقة افتراضيًا.