فهم حالات الفواتير في بيمو

المعنى: تم رفع الفاتورة وتنتظر الموافقة.

الخطوات التالية: راجع تفاصيل الفاتورة، وعيّن المعتمدين إذا لزم الأمر، وتأكد من اكتمال جميع المستندات المطلوبة. بمجرد الجاهزية، يمكن أن تنتقل عبر سير عمل الموافقات

متى تتصرّف: راجع الفواتير قيد الانتظار بسرعة لتجنّب أي تأخير في عملية الدفع.

المعنى: تمت مراجعة الفاتورة والموافقة عليها من قبل جميع المعتمدين المحددين. وهي جاهزة الآن للجدولة والدفع خارج بيمو.

الخطوات التالية: تأكد من تجهيز جميع تفاصيل الدفع وأن الفاتورة مضمنة في دفعتك القادمة.

متى تتصرّف: يمكن لقسم المالية أو الشخص المكلّف بالدفع ترتيب العملية حسب الجدول المعتاد.

المعنى: تمّت الموافقة على الفاتورة لكن لم يتم الدفع بعد، وغالبًا ما تكون في انتظار المعالجة أو الجدولة خارج بيمو.

الخطوات التالية: جهّز أي معلومات دفع لازمة وتأكد من دقة جميع تفاصيل الحساب البنكي أو نظام الدفع.

متى تتصرّف: أعطِ الأولوية للفواتير غير المدفوعة حسب تواريخ الاستحقاق وشروط المورّد للحفاظ على علاقات قوية معهم.

المعنى: تم الدفع خارج بيمو، وتم تعليم الفاتورة كـ "مدفوعة" في النظام لأغراض التتبع.

الخطوات التالية: أكّد مع المورّد إذا لزم الأمر وحدث سجلاتك في النظام المحاسبي.

متى تتصرّف: لا حاجة لاتخاذ أي إجراء فوري بعد تعليم الفاتورة كمدفوعة، لكن التحقق من دقة السجلات يُعد ممارسة جيدة دائمًا.

المعنى: تم الإبلاغ عن الفاتورة بسبب وجود مشاكل مثل نقص المعلومات أو وجود أخطاء، ولم تتم الموافقة عليها.

الخطوات التالية: راجع التعليقات أو الأسباب المقدمة من المعتمدين. صحّح المشاكل، حدّث تفاصيل الفاتورة، وأعد إرسالها للموافقة.

متى تتصرّف: معالجة الفواتير المرفوضة بسرعة يقلل من احتمالية التأخير ويحافظ على علاقات جيدة مع المورّدين.

قيد الانتظار: في انتظار الموافقة — راجعها لتتقدم.

تمت الموافقة: جاهزة للدفع — تأكد من جدولة التمويل.

غير مدفوعة: تمت الموافقة ولكن لم تُدفع بعد — تحقق من تفاصيل الدفع.

مدفوعة: تم الدفع — لا حاجة لإجراء إضافي.

مرفوضة: تحتوي على مشاكل — راجعها وأعد إرسالها.