متابعة حالات الفواتير أمر أساسي لعملية دفع سلسة وتنظيم فعّال. توفّر لك منصة بيمو طريقة واضحة وسهلة الاستخدام لمراقبة حالة كل فاتورة في كل مرحلة — لتبقى دائمًا مسيطرًا، حتى وإن كانت المدفوعات تتم خارج بيمو.
إليك كيف تساعدك بيمو في إدارة كل حالة:
1.قيد الانتظار
المعنى: تم رفع الفاتورة وتنتظر الموافقة.
الخطوات التالية: راجع تفاصيل الفاتورة، وعيّن المعتمدين إذا لزم الأمر، وتأكد من اكتمال جميع المستندات المطلوبة. بمجرد الجاهزية، يمكن أن تنتقل عبر سير عمل الموافقات
متى تتصرّف: راجع الفواتير قيد الانتظار بسرعة لتجنّب أي تأخير في عملية الدفع.
2.تمت الموافقة
المعنى: تمت مراجعة الفاتورة والموافقة عليها من قبل جميع المعتمدين المحددين. وهي جاهزة الآن للجدولة والدفع خارج بيمو.
الخطوات التالية: تأكد من تجهيز جميع تفاصيل الدفع وأن الفاتورة مضمنة في دفعتك القادمة.
متى تتصرّف: يمكن لقسم المالية أو الشخص المكلّف بالدفع ترتيب العملية حسب الجدول المعتاد.
3.غير مدفوعة
المعنى: تمّت الموافقة على الفاتورة لكن لم يتم الدفع بعد، وغالبًا ما تكون في انتظار المعالجة أو الجدولة خارج بيمو.
الخطوات التالية: جهّز أي معلومات دفع لازمة وتأكد من دقة جميع تفاصيل الحساب البنكي أو نظام الدفع.
متى تتصرّف: أعطِ الأولوية للفواتير غير المدفوعة حسب تواريخ الاستحقاق وشروط المورّد للحفاظ على علاقات قوية معهم.
3.مدفوعة
المعنى: تم الدفع خارج بيمو، وتم تعليم الفاتورة كـ "مدفوعة" في النظام لأغراض التتبع.
الخطوات التالية: أكّد مع المورّد إذا لزم الأمر وحدث سجلاتك في النظام المحاسبي.
متى تتصرّف: لا حاجة لاتخاذ أي إجراء فوري بعد تعليم الفاتورة كمدفوعة، لكن التحقق من دقة السجلات يُعد ممارسة جيدة دائمًا.
4.مرفوضة
المعنى: تم الإبلاغ عن الفاتورة بسبب وجود مشاكل مثل نقص المعلومات أو وجود أخطاء، ولم تتم الموافقة عليها.
الخطوات التالية: راجع التعليقات أو الأسباب المقدمة من المعتمدين. صحّح المشاكل، حدّث تفاصيل الفاتورة، وأعد إرسالها للموافقة.
متى تتصرّف: معالجة الفواتير المرفوضة بسرعة يقلل من احتمالية التأخير ويحافظ على علاقات جيدة مع المورّدين.
ملخص الحالة في لمحة:
قيد الانتظار: في انتظار الموافقة — راجعها لتتقدم.
تمت الموافقة: جاهزة للدفع — تأكد من جدولة التمويل.
غير مدفوعة: تمت الموافقة ولكن لم تُدفع بعد — تحقق من تفاصيل الدفع.
مدفوعة: تم الدفع — لا حاجة لإجراء إضافي.
مرفوضة: تحتوي على مشاكل — راجعها وأعد إرسالها.
مع هذه الحالات، تحصل على شفافية وتحكّم كاملين، مما يضمن سير عملية الفواتير بسلاسة من وقت الإرسال وحتى الدفع النهائي.